Aan de rand van Schoorl, precies tussen de levendige dorpskern en het uitgestrekte  duingebied, ligt Heerehof. Een kleinschalig en duurzaam vakantiepark waar rust, natuur en  verfijning samenkomen. De stijlvol ingerichte accommodaties zijn luxueus zonder overdaad en  worden vooral geboekt door gasten die bewust kiezen voor kwaliteit, natuur en eenvoud.  

“Onze gasten zijn veelal stedelingen tussen de dertig en vijfenvijftig jaar,” vertelt Roland  Karsten, parkbeheerder van Heerehof. “Ze komen hier om te ontsnappen aan de drukte. Jonge  gezinnen, natuurliefhebbers, fitte senioren. Mensen die zoeken naar een plek waar alles klopt,  van de inrichting tot de manier waarop we communiceren.”  

Met zijn achtergrond in communicatie ziet Roland gastcontact als een essentieel onderdeel van  de beleving. “Wij zijn er voor de natuurliefhebber. Dat willen we in alles uitstralen. Communicatie  speelt daarin een enorme rol.”  

Heerehof werkt bewust en ecologisch verantwoord. Het park is Green Key Goud gecertificeerd  en trekt veel Nederlandse en Duitse gasten aan die duurzaamheid en authenticiteit waarderen.  

De uitdaging: steeds opnieuw dezelfde vragen  

Hoewel Heerehof goed georganiseerd was, merkte Roland dat dezelfde vragen telkens  terugkwamen. Zaken als inchecken, uitchecken, routes, apparatuur. Praktische vragen die  gasten snel beantwoord willen hebben.  

“Mijn dochters van twintig tot zesentwintig communiceren heel anders dan wij vroeger,” vertelt  Roland. “Alles is direct, via de telefoon, snel. Dat zie je ook terug bij onze gasten. Je wilt hen het  gevoel geven dat ze gehoord worden en tegelijkertijd wil je efficiënter werken. Als je dezelfde  vragen steeds opnieuw krijgt, moet je kijken hoe je die communicatie slimmer kunt organiseren.”  

Tijdens een beurs kwam Roland in contact met GuestButler. Het idee dat gasten 24 uur per dag  via WhatsApp geholpen konden worden, sluit naadloos aan bij hoe Heerehof met communicatie  wil omgaan.  

“Het raakte precies aan waar ik naar zocht. Persoonlijk, direct, vriendelijk en consistent. Dat is  de toekomst van gastcommunicatie.” 

‍

De start: een koppeling die meteen werkt 

Heerehof werkt met Booking Experts, waardoor de koppeling met GuestButler snel en soepel  verliep.  

“Op een dag was het systeem live en kregen de eerste gasten een WhatsApp-bericht. Het  voelde meteen concreet,” zegt Roland. “In het begin hield ik alles scherp in de gaten. Soms  belde ik gasten om te vertellen dat we aan het testen waren met GuestButler. Af en toe zat er  nog een foutje in, maar de samenwerking met het team van GuestButler was heel prettig. Ze  stonden klaar, dachten mee en pasten dingen snel aan.” Gaandeweg groeide het vertrouwen.  

“Als parkbeheerder geef je een deel van je communicatie uit handen aan een computer. Dat  voelt aanvankelijk onwennig. Maar je ziet hoe het systeem leert en beter wordt. Inmiddels kan ik  zelf veel aanpassen en hoef ik nog maar een paar keer per week in het dashboard te kijken.” 

‍

De grootste winst: rust op momenten die ertoe doen  

Voor Heerehof is de impact van GuestButler vooral merkbaar op momenten waarop Roland niet  met gasten bezig wil zijn.  

“Voorheen werd ik regelmatig op zondagochtend geappt of gebeld door gasten die vroegen hoe  het uitchecken werkte. Alles stond op de infosheet, maar die werd vaak niet gelezen. Nu krijgen  gasten automatisch een WhatsApp-bericht met duidelijke instructies. Sindsdien is het vrijwel  stil.” Gasten reageren daar ook positief op.  

“Mensen vinden het fijn dat informatie precies op het juiste moment komt en op een manier die  bij hen past. Iedereen heeft zijn mobiel bij zich. Het werkt eenvoudig en voelt natuurlijk.”  

Ook veelgestelde vragen over bijvoorbeeld het koffiezetapparaat of het weer worden  automatisch beantwoord.  

“Een van de meest gestelde vragen is wat voor koffiezetapparaat er staat. In het begin gaf het  systeem daar een vreemd antwoord op. Als hij niet de juiste informatie had, kon hij nog wel  eens gaan hallucineren. Nu heb ik die vraag en het juiste antwoord in het dashboard gezet en  wordt het keurig afgehandeld. Je ziet het systeem groeien als je het voedt met kennis.”  

Samenwerking die meebeweegt  

Over de samenwerking met GuestButler is Roland duidelijk.  

“Ritchie is iemand die echt meedenkt. Als ik iets meld, wordt het opgelost. Dat geeft  vertrouwen.”  

Wensen van Heerehof zijn inmiddels onderdeel geworden van het product. Zo kan Roland nu in  een gesprek springen wanneer dat nodig is en ontvangt het team automatisch een melding als  er een klacht binnenkomt. 

“Het is prettig om te merken dat er naar je geluisterd wordt. Je werkt niet alleen met een  systeem, maar ook met mensen die het continu verbeteren.”  

Vooruitkijken: AI als onderdeel van moderne gastvriendelijkheid 

Roland ziet AI als een vanzelfsprekend onderdeel van gastcommunicatie in de toekomst.  

“Het ontlast de parkbeheerder zonder dat je inlevert op kwaliteit. Je blijft persoonlijk  communiceren, maar op een manier die past bij deze tijd. Je bent altijd bereikbaar, zonder zelf  altijd beschikbaar te hoeven zijn.”  

Advies aan andere accommodaties  

Wanneer Roland wordt gevraagd wat hij tegen andere parken zou willen zeggen, hoeft hij niet  lang na te denken.  

“Het product is volwassen. De kinderziektes zijn eruit. Je kunt er volledig op vertrouwen. Het  maakt je werk lichter en de communicatie consistenter. Deze ontwikkeling is niet meer tegen te  houden, net zoals het internet destijds niet te stoppen was. Je kunt er maar beter gebruik van  maken.” 

‍