Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 26 maart 2026

GuestButler B.V. ("GuestButler", "wij", "ons" of "onze") hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van iedereen die met onze diensten in aanraking komt. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden, op welke juridische grondslag en welke rechten u heeft.

GuestButler B.V. is geregistreerd in Nederland en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten die in deze privacyverklaring worden beschreven, tenzij anders vermeld.

1. Reikwijdte van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer GuestButler persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, onder meer wanneer u:

• onze website (guestbutler.ai) bezoekt of gebruikt;
• contact met ons opneemt voor een demo, proefperiode of commercieel verzoek;
• zich abonneert op of gebruikmaakt van het GuestButler-platform als klant (hotel, vakantiepark, vastgoedbeheerder of andere hospitality-exploitant);
• deelneemt aan een GuestButler-evenement, webinar of online sessie;
• onze marketingcommunicatie ontvangt.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door GuestButler namens onze hospitality-klanten. Wanneer GuestButler gastgegevens verwerkt (bijvoorbeeld via WhatsApp) namens een hotel of accommodatie, treedt GuestButler op als verwerker en is de hospitality-exploitant de verwerkingsverantwoordelijke. Gasten van hospitality-bedrijven dienen rechtstreeks contact op te nemen met dat bedrijf voor informatie over de verwerking van hun gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom

2.1 Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij de volgende gegevens om een functionerende website te bieden en de gebruikerservaring te verbeteren:

• IP-adres, browsertype, besturingssysteem en apparaattype;
• bezochte pagina's, verwijzende URL's en sessieduur;
• locatiegegevens (op land-/regionniveau).

2.2 Contact- en demoverzoeken

Wanneer u via onze website, e-mail, WhatsApp of een ander kanaal contact met ons opneemt, verwerken wij:

• naam en functietitel;
• zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam en type accommodatie;
• de inhoud van uw berichten.

2.3 Klanten en platformgebruikers

Wanneer u zich abonneert op of gebruikmaakt van het GuestButler-platform, verwerken wij:

• naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en bedrijfsgegevens;
• platformgebruiksdata (gebruikte functies, sessielogboeken, configuratie-instellingen);
• supportcommunicatie.

2.4 Marketing en commerciële benadering

Om de diensten van GuestButler te promoten en relevante hospitality-bedrijven te bereiken, kunnen wij verwerken:

• naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, omvang en type accommodatie;
• functietitel en professionele rol;
• openbaar beschikbare gegevens uit zakelijke bronnen en LinkedIn.

2.5 Gespreksopnamen

Wij kunnen gesprekken met klanten en prospects opnemen voor kwaliteitsborging en trainingsdoeleinden. Wij informeren u aan het begin van elk opgenomen gesprek en bieden u de mogelijkheid bezwaar te maken.

2.6 Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën op onze website. Sommige zijn strikt noodzakelijk; andere worden gebruikt voor analyse- of marketingdoeleinden. Waar de wet dit vereist, vragen wij uw toestemming voordat wij niet-essentiële cookies plaatsen. Een apart cookiebeleid wordt binnenkort gepubliceerd op onze website.

3. Delen van uw persoonsgegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

Dienstverleners (sub-verwerkers): Wij maken gebruik van externe dienstverleners voor het leveren van onze diensten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend op onze gedocumenteerde instructies en onder contractuele gegevensbeschermingsverplichtingen. Onze huidige sub-verwerkers zijn: Google Cloud EMEA Limited (cloudhosting, Ierland/Nederland), Bird B.V. (WhatsApp-berichteninfrastructuur, Nederland), Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Platform, Ierland), OpenAI LLC (AI-taalmodel, Verenigde Staten), Anthropic PBC (AI-taalmodel, Verenigde Staten), SendGrid/Twilio Ireland Limited (e-mailbezorging, Ierland) en TalkJS (in-platform chat, Nederland). Voor sub-verwerkers buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder Standaard Contractuele Bepalingen.

Zakelijke partners: Wij kunnen gegevens delen met partners in verband met gezamenlijk georganiseerde evenementen of commerciële activiteiten, mits u hierover vooraf bent geïnformeerd.

Juridische en toezichthoudende instanties: Wij kunnen persoonsgegevens openbaar maken indien dit wettelijk verplicht is, op grond van een rechterlijk bevel of op verzoek van een bevoegde toezichthoudende instantie.

Bedrijfstransacties: Bij een fusie, overname of verkoop van activa kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken partij, onder passende geheimhoudingsverplichtingen.

Wanneer wij persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor een adequaat beschermingsniveau door gebruik te maken van de Standaard Contractuele Bepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig overdrachtsmechanisme onder de AVG.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring of zoals vereist op grond van toepasselijk recht. Onze algemene bewaartermijnen zijn:

• Websitebezoekersgegevens: tot 24 maanden na het laatste bezoek;
• Contact- en prospectgegevens: tot 36 maanden na het laatste contact of totdat u uw toestemming intrekt;
• Klant- en contractgegevens: voor de duur van de overeenkomst en tot 7 jaar daarna (om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van Nederlands en Europees recht);
• Gespreksopnamen: tot 12 maanden, tenzij een langere periode vereist is;
• Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd. Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard voor analytische doeleinden.

5. Beveiliging van gegevens

GuestButler treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS) en, waar van toepassing, in opslag;
• op rollen gebaseerde toegangscontroles en het principe van minimale toegangsrechten;
• regelmatige beveiligingsbeoordelingen en -monitoring;
• training van medewerkers op het gebied van gegevensbescherming.

Ontdekt u een potentiële beveiligingskwetsbaarheid in onze systemen? Meld dit dan verantwoord via support@guestbutler.ai, zodat wij direct actie kunnen ondernemen.

6. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

GuestButler maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingsprocessen die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze significant treffen in de zin van artikel 22 AVG. Waar wij AI en automatisering inzetten binnen ons platform (bijv. voor het genereren van gastcommunicatie namens hospitality-exploitanten), gebeurt dit namens en op instructie van onze klanten.

7. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u heeft het recht te weten of wij uw gegevens verwerken en, indien dat het geval is, een kopie te ontvangen;
• Recht op rectificatie — u heeft het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij er een dwingende wettelijke grond of gerechtvaardigd belang bestaat om de gegevens te bewaren;
• Recht op beperking van de verwerking — u kunt verzoeken dat wij de verwerking van uw gegevens tijdelijk beperken;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — u kunt uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing;
• Recht om toestemming in te trekken — waar de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking;
• Recht om een klacht in te dienen — bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthoudende autoriteit in uw EU-lidstaat.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via onderstaand adres. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.

8. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

Heeft uw verzoek betrekking op gegevens die worden verwerkt door een hospitality-bedrijf dat gebruikmaakt van het GuestButler-platform (bijv. uw gegevens als hotelgast)? Neem dan rechtstreeks contact op met dat bedrijf, aangezien zij de verwerkingsverantwoordelijke zijn voor die verwerking.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken als gevolg van wijzigingen in de wet, onze bedrijfsvoering of onze verwerkingsactiviteiten. De meest recente versie is altijd beschikbaar op guestbutler.ai/privacy. Wezenlijke wijzigingen worden aan klanten meegedeeld via e-mail of een melding op het platform.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 26 maart 2026.

GuestButler B.V. · support@guestbutler.ai · guestbutler.ai/privacy